O que é sistema Kanban e como ele funciona?

Quando falamos sobre técnicas de gestão, um dos assuntos mais discutidos entre os empreendedores atualmente é o sistema Kanban, que surgiu no Japão e vem sendo muito usado nas empresas para auxiliar os colaboradores e gestores a realizar suas funções.

O Kanban é considerado hoje uma metodologia de gestão com baixo custo e tem como ideia principal mexer com o visual dos funcionários por meio de cores e tamanhos diferentes de cartões, sendo uma técnica bastante eficaz para administrar a gestão de tarefas dentro das empresas.

Veja a seguir o que é sistema Kanban, como funciona e como aplicá-lo de maneira eficiente!

O que é sistema Kanban

O Kanban é um sistema de gestão visual usado para gerir processos em andamento, já que visualiza o processo de fluxo de trabalho e o trabalho em si que está sendo executado. Seu objetivo principal é identificar problemas nos processos e resolvê-los para que o trabalho possa fluir de forma efetiva e sem interrupções.

O Kanban teve início em 1940-1950, e foi desenvolvido por Taiichi Ohno para a Tyota, no Japão. O sistema foi criado de forma simples e pretendia controlar e gerenciar o trabalho e inventário em todos os estágios da produção, de forma otimizada.

A razão principal para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e eficiência inadequada da Toyota na época, que ficava abaixo da média das rivais automotivas americanas. Ao começar a usar o sistema Kanban, a empresa alcançou um sistema de controle de produtividade flexível e eficiente, que aumentou sua produtividade e reduziu os custos do estoque de matéria-prima, produtos semi acabados e produtos acabados.

O sistema é responsável por controlar toda a cadeia de valor, desde o fornecedor até o consumidor final. Com isso, ajuda a evitar desperdício de materiais e estocagem excessiva de mercadoria em vários estágios do processo de produção.

Como o Kanban funciona?

O método Kanban é um processo usado para melhorar gradualmente qualquer coisa que você faz, indo desde desenvolvimento de softwares, recrutamento, Marketing, Vendas etc. Para isso, o sistema segue um conjunto de práticas e princípios que ajudam a gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho, além de promover uma melhora nos processos internos, que são aperfeiçoados em pequenas etapas.

O primeiro passo para introduzir o Kanban em uma empresa é visualizar o fluxo de trabalho, e essa etapa é feita em um quadro branco com notas adesivas e cartões coloridos. Cada cartão no quadro representa uma tarefa.

No modelo clássico do Kanban existem 3 colunas que são divididas em:

• To do: nessa coluna coloca-se cartões com as tarefas que ainda não foram iniciadas;
• Doing: tarefas que já estão em execução;
• Done: tarefas que estão completas.

Com esse visual de cores diferentes e separado em colunas específicas, fica mais fácil conseguir identificar qual é a distribuição do fluxo de trabalho e se existe algum contratempo que pode atrapalhar a produção.

Qual o conceito de fluxo?

No centro do sistema Kanban está o conceito de fluxo, que quer dizer que os cartões e tarefas devem fluir por todo o sistema da forma mais uniforme possível, sem passar por tempos de espera muito longos ou bloqueios.

Pensando nisso, qualquer coisa que atrapalhe esse fluxo deve ser removido, incluindo matéria-prima de má qualidade ou profissionais não-qualificados que atrasam a produção.

Seguindo o conceito de fluxo, você passa a trabalhar para melhorar suas métricas e aumentar a velocidade dos processos de entrega. Ao mesmo tempo, reduz o tempo de ciclo de produção e melhora a qualidade dos seus produtos, recebendo um feedback muito mais rápido.

Quais os principais conceitos do Kanban?

Comece com o que você está fazendo agora

O método Kanban enfatiza que você não faça qualquer mudança imediata nos processos que sua empresa já realiza. A estratégia é aplicar o método diretamente em seu fluxo de trabalho e qualquer mudança deve ser implementada gradualmente no ritmo que a equipe se sinta confortável.

Concorde com uma mudança evolutiva

O sistema ainda encoraja os empreendedores a fazer pequenas mudanças, uma de cada vez, ao invés de implantar uma mudança radical em todos os processos da empresa. Isso evita que a organização e todo o time seja resistente, o que poderia atrapalhar o funcionamento do método e o fluxo de produção.

De início respeite todas as responsabilidades, cargos e funções atuais

Diferente de todos os outros métodos de gestão, o Kanban não impõe qualquer mudança por si só. Ou seja, para colocar o sistema funcionando em sua empresa, você não precisa mudar funcionários de cargos nem delegar novas funções para cada um deles. Desde que tudo esteja funcionando de forma adequada e não esteja atrapalhando o fluxo de produção, a ideia é que o time em conjunto identifique de forma colaborativa qualquer necessidade de mudança.

Incentive a liderança

O Kanban encoraja a melhoria contínua em todos os níveis da empresa, e preza por atos de liderança que não devem vir somente de gerentes de equipe. Pessoas de todos os níveis de hierarquia podem dar ideias e mostrar liderança para implementar mudanças, com o objetivo de melhorar a forma que entregam os produtos e serviços.

Visualize o fluxo de trabalho

Esse é um dos principais conceitos do Kanban, principalmente se você começou a inserir o método agora em sua empresa. Você deve visualizar, seja em um painel manual ou um painel eletrônico, os passos do processo que você atualmente usa para entregar seus produtos e serviços.

Dependendo da complexidade do seu processo e variedade de produtos, seu painel Kanban pode ser bastante elaborado. A partir disso fica mais simples conseguir visualizar o trabalho atual que você e sua equipe estão fazendo, e possíveis gargalos que interrompem esse fluxo que deve ser constante.

Limite o trabalho em progresso

Limitar o trabalho em progresso é fundamental para quem deseja implementar o Kanban na empresa, já que atualmente o sistema é baseado no trabalho puxado. Ao limitar os trabalhos em progresso, você encoraja seu time a completar as tarefas que estão sendo executadas antes de começar uma nova, o que garante que as entregas sejam mais rápidas e precisas.

De início pode ser um pouco difícil identificar um limite de trabalho em progresso, e a sugestão é que você inicie sem limites e observe os dados dos trabalhos que estão sendo feitos durante a implementação do Kanban. Quando tiver dados suficientes, defina um limite, que normalmente fica entre 1 e 1.5 vezes o número de pessoas que trabalham no time.

Gerencie o fluxo

Gerenciar e melhorar o fluxo é o ponto crucial do sistema Kanban, já que esse método de gerenciamento ajuda a destacar os vários estágios do fluxo de trabalho e o status do trabalho em cada estágio.

Dependendo da definição do fluxo de trabalho e do limite de trabalho em progresso, e se essas definições foram feitas da maneira correta, você poderá observar um fluxo suave dentro do quadro.

Porém, caso houver algum problema com essas definições, os trabalhos começarão se acumular e esgotar a capacidade do time.

Caso isso aconteça, o Kanban auxilia a analisar o sistema e fazer ajustes para melhorar o fluxo de produção e reduzir o tempo que cada tarefa demora para ser concluída.

A chave deste processo é observar seu trabalho e eliminar contratempos que podem atrasar a produção. Para isso, examine os estágios de espera intermediários e veja quanto tempo a tarefa fica em cada um deles. Quanto menor for o tempo que um trabalho fica parado no quadro Kanban, menos será o seu tempo de ciclo.

Quando você melhora o fluxo, seu time começa a entregar as tarefas de forma mais rápida e previsível, tornando mais fácil dar um prazo para o seu cliente de quando a entrega do produto será feita.

Torne as políticas de processos explícitas

Como parte de visualizar o processo de produção, faz sentido também deixar suas políticas de processos explícitas de como você faz o trabalho que faz. Ao formular esses guias, você cria uma base comum para que todos os colaboradores consigam entender como fazer qualquer tipo de trabalho no sistema da empresa.

As políticas e guias podem ser divididas para o Kanban inteiro ou para cada estágio da produção, podendo até mesmo ser checklists com passos que devem ser feitos em cada estapa, a fim de auxiliar o time a gerenciar o fluxo de trabalho.

Um exemplo de política é estabelecer uma definição de quando uma tarefa é considerada completa, uma descrição breve de cada coluna do quadro, qual tarefa deve ser puxada e  quando, etc.

Implementar ciclos de feedback

Os ciclos de feedback fazem parte de qualquer bom sistema de gestão, e o Kanban encoraja e também ajuda os gestores a implementar esses ciclos de vários tipos diferentes:

• análise de estágios do fluxo de produção;
• métricas e relatórios;
• dicas visuais que estimulam o feedback contínuo.

A ideia do Kanban é conseguir um feedback mais cedo especialmente se você está no caminho errado com a produção. Isso ajuda com que os colaboradores possam ajustar o trabalho a tempo e entregar o produto de forma correta no menor tempo possível.

Melhorar a produtividade

O sistema Kanban ainda ajuda a adotar pequenas mudanças e melhorar gradativamente a produção em um ritmo que toda a equipe consegue controlar facilmente. Ainda encoraja o uso do método científico em que você forma uma hipótese, testa e faz mudanças de acordo com o resultado do seu teste.

O impacto dessas mudanças podem ser observadas e medidas usando os sinais que o seu sistema Kanban mostra, tornando mais fácil validar quando uma mudança está ajudando na melhora da empresa ou não.

A partir disso você pode pensar se deve ou não modificar suas estratégias e observar como o fluxo de produção é impactado por elas.

Quais os tipos de Kanban?

Kanban de produção

O Kanban de produção é o mais básico de todos, e podemos vê-lo sendo usado em quase todos os lugares. Nele você deve separar as tarefas em colunas de to do, doing e done, com cores diferentes e datas que devem ser entregues.

Na maioria dos casos, o gestor fornece um cartão de produção explicando qual produto deve ser produzido, quando deve ser iniciado e qual a quantidade de produtos daquela demanda. Em outros casos, só é solicitado os produtos sem data de entrega, e o time trabalha nas tarefas conforme as tarefas em progresso vão sendo completadas.

Kanban de retirada ou movimentação

Esse tipo de Kanban é voltado para a movimentação dos itens e componentes de empresas de produção em larga escala, nas quais é mais comum que um só produto seja feito por várias equipes diferentes. Quando um time termina sua parte do serviço, o produto é transferido para que a próxima equipe possa finalizá-lo.

Esse tipo de Kanban usa cartões para alertar a produção de que um item foi finalizado e está pronto para ser levado para outro setor. Quando esse setor finaliza o trabalho, envia um cartão de retirada para o setor anterior, indicando que ele pode enviar mais produtos para serem finalizados.

Kanban de estoque

O Kanban de estoque é um tipo de Kanban que permite às empresas incluírem seus estoques como parte do sistema. Dessa forma, o gerente consegue saber exatamente quais são os produtos que estão com um estoque grande e quais devem ser produzidos em maiores quantidades para suprir o estoque em vermelho.

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Kanban de emergência

O Kanban de emergência lida com situações inesperadas que precisam de uma atenção imediata. Os cartões de emergência sinalizam a necessidade de reposição de uma peça defeituosa, ou uma mudança repentina na quantidade de determinados produtos. Porém, normalmente o Kanban de emergência é inserido dentro do Kanban de produção por meio de um cartão de cor específica.

Kanban expresso

O Kanban Expresso é similar ao Kanban de emergência e também lida com situações que devem ser resolvidas imediatamente. Porém, diferente do anterior, os cartões não sinalizam defeitos ou problemas nos produtos, e sim a falta de um item específico.

O time pode usar o Kanban Expresso para sinalizar quando algum item importante para produção está com um estoque baixo e acaba interferindo no fluxo, que precisa ser desacelerado para evitar que a produção pare totalmente. Com isso, acaba atrasando todo o fluxo dentro do quadro.

O Kanban Expresso também é um Kanban integrado ao Kanban de produção por meio de um cartão específico.

Depois de ver o que é o sistema Kanban e como ele funciona, não deixe de implementar esse tipo de método de gestão em sua empresa. Além de ser benéfico para aumentar a agilidade de produção, o Kanban também traz grandes benefícios para o time e diminui os prejuízos da empresa com falta de estoque e demora do fluxo de produção.

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