Qual a importância do Programa 5S e os benefícios para empresas?

Deixar a empresa sempre organizada pode não ser uma tarefa tão fácil, especialmente quando a companhia conta com vários setores que precisam trabalhar juntos. Com essa integração constante, documentos, itens importantes e objetivos de uso diário podem acabar se perdendo, o que dificulta o dia a dia quando alguém precisa usá-los. Pensando nisso, deu origem a uma metodologia que visa a organização e limpeza das empresas. Mas você sabe a importância do programa 5S?

De origem japonesa, o programa 5S não somente ajuda na organização dentro das empresas e dos setores, como também preza pela limpeza, padronização e uso de tudo o que há nela de maneira sustentável e econômica, a fim de evitar desperdícios.

O método trabalha com resolução de problemas imprevistos, e estratégias que possam evitar tudo aquilo que é previsto pelos gestores e amenizar prejuízos jurídicos e financeiros na grande maioria dos casos.

Entenda melhor sobre a importância e benefícios no programa 5S a seguir!

Qual a importância do programa 5S?

A importância do programa está diretamente ligada com uma melhor organização, redução de desperdícios e otimização do tempo em todos os setores da empresa. O método pode ser usado desde simples escritórios, até multinacionais e empresas de logísticas.

Usando a metodologia, os riscos diminuem em todas as áreas da organização e evita-se prejuízos como:

• objetos extraviados;
• áreas com riscos e problemas estruturais;
• queda na qualidade de produção;
• dificuldade em achar ferramentas de uso diário.

Quais os benefícios do programa 5S?

Os principais benefícios do programa estão ligados com cada senso da metodologia, já que cada um dos S está relacionada com um aspecto da empresa.

Senso 1 – SEIRI (Utilização)

O primeiro dos 5S do programa vem de utilização, e seu benefício é fazer com que o ambiente de trabalho seja menos poluído e mais útil, no que se refere tanto no visual como no espaço. Com isso, você consegue deixar apenas o que é indispensável no serviço e elimina tudo o que for desnecessário, da seguinte forma:

• uso constante: os materiais e equipamentos de usos constantes devem ficar próximos à você como em mesas e bancadas, de forma organizada e que possam ser acessados facilmente.
• ocasional: tudo aquilo que não é usado todos os dias, mas ainda semanalmente, deve ser guardado em armários, prateleiras, pen drives e arquivos.
• uso raro: itens que são usados com menos frequências, mas ainda são necessários, devem ser armazenados e identificados em armários e gavetas.

Com isso, sua empresa ganha um espaço físico maior e economiza tempo para a procura de objetivos necessários, além de manter o espaço mais organizado e sem excesso de objetivos, diminuindo não somente desperdícios como também acidentes.

Senso 2 – SEITON (ORDENAÇÃO)

O senso 2 se refere à ordenação e organização, sendo um complemento do primeiro senso. Com ele a empresa mantém tudo organizado e identificado, tornando os processos todos otimizados.

Além de colocar os itens no lugar, você também deve colocar etiquetas nos materiais, objetos, documentos e até pastas e equipamentos, bancadas e gavetas.

Também é importante expor locais perigosos, máquinas que devem ser usadas com atenção especial, locais em que deve-se fazer silêncio, etc.

O principal objetivo desse senso é que no final do expediente a empresa fique organizada e sem coisas jogadas pelas bancadas, e cada item, incluindo papéis, grampeadores e até clips, nos lugares devidos, o que faz com que no outro dia os colaboradores trabalhem de forma melhor e mais eficiente.

Além de ganhar tempo, você também diminui o cansaço por movimentação desnecessária atrás de itens fora do lugar e ainda possibilita uma evacuação acelerada em casos de perigos e facilidade para encontrar objetivos, além de, claro, menos riscos de acidentes de trabalho. Afinal, apenas conferindo as etiquetas é possível saber o que você encontrará nas gavetas e prateleiras.

Senso 3 – SEISOU (Limpeza)

O  terceiro senso está ligado com a limpeza do local e usa a técnica da investigação para que tudo seja mantido higienizado. Assim, a empresa verifica tudo aquilo que possa estar gerando imperfeições e sujeiras no ambiente.

O senso também visa que objetos e sujeiras, além de restos de materiais como papel não fiquem jogados no chão, e que os lixos sejam recolhidos todos os dias.

Os equipamentos e máquinas também devem ser limpadas sempre após o uso e os armários devem ser sempre higienizados e organizados.

Como benefício principal, a empresa não somente consegue uma boa aparência, mas também um local de trabalho mais purificado e menos riscos de doenças respiratórias causadas pelo acúmulo de pó. Junto a isso, ainda aumenta a produtividade dos colaboradores, que trabalham com uma qualidade elevada dentro do ambiente de trabalho.

Senso 4 – SEIKETSU (Asseio)

Também ligada com os outros sensos, o quarto S impacta diretamente no asseio ou padronização, garantindo que os itens recebem a manutenção necessária e a empresa busque sempre melhorias constantes.

Esse senso ainda reflete nos colaboradores, que também devem estar uniformizados e com boa aparência, com unhas aparadas, cabelos cortados, vestimentas limpas etc. Junto a isso, o ambiente deve seguir o mesmo padrão, ser bem iluminado e ventilado e os banheiros sempre higienizados.

O benefício principal é que o ambiente de trabalho e a produtividade são melhorados diretamente, o que gera um menor estresse entre os colaboradores e passa segurança e boa aparência para quem trabalha no local.

Senso 5 – SHITSUKE (Autodisciplina)

O último senso do programa 5S está ligado à prática da metodologia dentro da empresa. Isto é: depois de organizar os itens e objetivos e limpar todo o ambiente, é necessário que tudo seja mantido limpo e organizado, e que não volte a ficar bagunçado e sujo novamente.

Como benefício, o âmbito pessoal e organizacional são melhorados, assim como o autocontrole e auto inspeção, já que todos ficam responsáveis pelas melhorias no ambiente de trabalho como limpeza e organização, e devem estar atentos a possíveis causas do acúmulo de sujeira para resolver o problema.

Depois de ver a importância do programa 5S e todos os seus benefícios para a empresa, não deixe de colocá-lo em prática em sua organização, a fim de que a empresa esteja sempre limpa e organizada. Isso não somente faz com que a marca tenha uma boa aparência, mas também garante uma maior produtividade dentro do ambiente de trabalho, que estará mais receptivo aos colaboradores.

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