Quais são as etapas do Kanban? Aprenda a colocar todas em prática para otimizar a produção da sua empresa

O Kanban é uma metodologia de gestão de origem japonesa, e embora tenha sido criada para agilizar o processo de produção de automóveis, hoje em dia é usado nos mais diversos segmentos de mercado. Mas você conhece todas as etapas do Kanban?

A ideia inicial era desenvolver um método que ajudasse a otimizar a produção dentro das empresas, mas com o passar do tempo as variações do Kanban começaram a surgir e foram implementadas para dar mais autonomia ao gestor e também aos colaboradores. Foi então que deu-se origem ao Kanban de movimentação e Kanban de estoque, por exemplo.

Para que você entenda mais sobre as etapas desse sistema de gestão, preparamos um post completo sobre o assunto. Veja a seguir!

Quais são as etapas do Kanban?

De modo geral, as etapas podem ser divididas em 6 práticas diferentes, que quando aplicadas dentro de uma empresa tendem a aumentar não somente a eficiência da produção, mas também do projeto e da empresa como um todo.

Visualizar o fluxo

A primeira etapa essencial na hora de implementar o Kanban na sua empresa é visualizar todo o fluxo de produção, ou seja, deixar visível tudo aquilo que não se pode ver. Isso inclui fluxo de trabalho, riscos de negócios, etapas, deadlines, filas, estoque e capacidade da equipe.

Essas são as primeiras informações que você deve inserir no quadro Kanban e que irão lhe ajudar a perceber quais são as etapas que merecem mais atenção, possíveis gargalos e problemas em seu fluxo e o que você pode fazer para que o trabalho flua de forma leve e constante.

Limitar o WIP

Work in Progress, em tradução livre trabalho em progresso, é o número de tarefas que podem ser feitas ao mesmo tempo sem comprometer a qualidade da produção. É a partir de um WIP que você estabelece um número de itens que podem se movimentar pelo quadro Kanban e integrar o sistema puxado.

Isso porque a próxima tarefa só será puxada quando a equipe estiver pronta para receber mais demanda, o que evita uma grande fila de trabalho concorrente e deixa claro o que merece mais atenção naquele momento.

Uma dica para determinar o WIP da sua empresa é fazer uma análise durante algumas semanas para encontrar a quantidade ideal para a equipe de produção manter o fluxo sem perder a qualidade.

Gerenciar o fluxo

A próxima etapa é conseguir gerenciar o fluxo, o que quer dizer que você deve usar métricas e métodos que lhe auxiliem a verificar se a produção está fluindo e como ela está fluindo. Ou seja, se a qualidade se mantém, se a equipe é ágil, se existem gargalos etc.

O ideal é que o seu fluxo de trabalho seja rápido e suave entre todas as etapas até conclusão, e que não fique parado em uma das colunas do quadro Kanban por muito tempo.

Tornar as políticas explícitas

Deixar as políticas explícitas quer dizer eliminar todas as barreiras que estão invisíveis, assim como a forma de conduzir o trabalho. Quando deixamos explícito a forma como as coisas acontecem, ou então porque elas acontecem dessa forma, damos a oportunidade de discutir com base em fatos de maneira racional e objetiva. 

Quais são as etapas no quadro Kanban?

Além das etapas práticas que devem ser implementadas na empresa com a equipe e funcionários, também temos as etapas do quadro Kanban, que nada mais são do que nichos que dividem o estágio das tarefas dentro do fluxo de trabalho.

De modo geral, o Kanban possui 3 etapas diferentes, sendo elas to do, doing e done. 

A primeira etapa, to do, em tradução livre “a fazer”, são as tarefas que devem ser feitas na data determinada em seu cartão. Quando novas tarefas chegam para o quadro, vão direto para a coluna to do, e devem aguardar os outros cartões do quadro serem concluídos para ser puxada para a coluna doing, a menos que essa seja uma tarefa marcada em um cartão de urgência.

A segunda coluna, doing, em tradução livre “sendo feita”, é a coluna das tarefas que estão em produção de acordo com o WIP estabelecido pela empresa. Isso significa que se você estabeleceu um WIP de 10 tarefas, a coluna doing nunca terá mais do que 10 cartões ao mesmo tempo.

Nessa etapa você pode fazer uma relação de quantas tarefas estão na coluna to do e quantas estão na coluna doing. Caso note um acúmulo de tarefas na primeira coluna, pode significar que seu WIP está muito baixo, e é necessário encontrar uma estratégia para aumentá-lo sem perder a qualidade de produção.

Por fim, temos a etapa done, que são todas as tarefas que já foram concluídas e já passaram por todas as etapas do quadro.

Apesar deste ser o layout original, hoje em dia é muito comum vermos empresas com mais etapas, que variam de acordo com o produto e segmento de mercado. Por exemplo, em uma empresa que produz mercadorias que precisam passar por mais de uma etapa de produção, pode ser necessário implementar mais colunas, a fim de deixar mais claro em que estágio da produção aquele produto se encontra.

Depois de ver mais sobre as etapas do Kanban e entender como o fluxo funciona dentro do quadro, não deixe de usar esse método em sua empresa. Além de agilizar o processo de produção, o sistema preza também pela qualidade dos produtos entregues pela equipe e diminui possíveis gargalos que acabam atrapalhando o fluxo de trabalho.

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