Como divulgar a Política da Qualidade na empresa? Dicas de uma divulgação eficiente

Para que uma empresa seja bem sucedida, não basta apenas criar a política da qualidade e esquecer de divulgá-la entre os colaboradores. Afinal, como ela será colocada em prática se ninguém tiver conhecimento dela? O que acontece, no entanto, é que nem todos os gestores sabem a forma correta de divulgar a política da qualidade na empresa para obter os resultados desejados.

De acordo com a ISO 9001:2015, a política deve ser constantemente comunicada dentro da empresa, para que então seja possível colocá-la em prática e visualizar seus resultados e benefícios. Junto a isso, você ainda deve conscientizar seus colaboradores a respeito da necessidade de ter e praticar uma política da qualidade empresarial.

Confira a seguir qual a melhor forma para divulgar sua política da qualidade para os seus colaboradores!

Como divulgar a Política da Qualidade na empresa? 

O primeiro passo para divulgar a política é saber que ela precisa:

• ser comunicada, entendida e aplicada dentro da companhia;
• estar disponível para quem se interessar;
• estar disponível em forma de documentação.

Quando falamos em comunicar os funcionários a respeito da política da qualidade, não estamos dizendo que você deve apenas enviar uma mensagem, e sim se certificar de que ela está sendo compreendida a ponto de gerar uma resposta em que ouve a mensagem.

A partir disso, você precisa se certificar de que os colaboradores estão colocando em prática tudo o que foi estabelecido na política, que será utilizada como base de diversas tomadas de decisões.

Para quem divulgar a política da qualidade na empresa?

A política da qualidade deve ser divulgada para todas as pessoas que tiverem interesse nessas diretrizes e para todos os colaboradores que são impactados por elas. Isso porque é essa política que determina diretamente uma série de fatores e aspectos de atuação dentro da companhia.

O mesmo acontece com os clientes, já que conhecendo essas diretrizes, seu consumidor consegue entender a forma que sua empresa age em relação à qualidade dos produtos e dos serviços oferecidos.

Isso significa que comunicar sobre a política da qualidade é explicar detalhadamente como a qualidade da sua empresa funciona, sendo necessário que essa comunicação e política sejam claras e de fácil entendimento.

Ou seja, além de cartazes e reuniões, também é importante realizar palestras e workshops falando mais sobre as diretrizes da sua empresa, de forma que a comunicação seja mais vasta e alcance todos que precisa alcançar.

É necessário que a política esteja escrita?

Segundo a ISO, a política deve estar sempre documentada, mas não necessariamente de forma escrita. Ela pode ser convertida em forma de vídeo ou infográfico, por exemplo, desde que alcancem de forma clara e eficaz quem vai tomar as decisões baseadas nessa política, que na maioria das vezes é o próprio colaborador.

Isso quer dizer que, mais importante do que documentar a política, é utilizar meios de fácil acesso e que deixe a mensagem fácil de entender.

Qual é a melhor forma de documentação da política da qualidade na empresa?

Não existe uma regra de qual a melhor forma de documentar a política, levando em conta que você deve ter como base as partes interessadas nas diretrizes para então considerar a melhor forma de comunicação.

Como a ISO 9001:2015 não estabelece a forma que ela deve ser documentada, você pode optar pela forma mais simples e eficaz, seja vídeo ou um documento escrito no Word, por exemplo.

É importante que você tenha em mente que a política não é documentada para você nem para a sua empresa, e sim para seus colaboradores e consumidores, e é neles que você deve pensar na hora de escolher o melhor veículo.

Algumas opções para divulgar a política da qualidade na empresa são:

• vídeos;
• reuniões periódicas;
• podcasts;
• oficinas;
• workshops;
• cartazes;
• documentos Word.

Não deixe a política da qualidade guardada

Um erro muito comum nas empresas é documentar a política, divulgar uma vez e deixar armazenada, esquecendo que essa política é uma parte essencial na cultura da empresa. O que significa que se ela não é lembrada pelos colaboradores, provavelmente não está sendo usada na cultura e dia a dia da empresa, havendo uma necessidade de reformulação e nova divulgação interna dessas diretrizes.

Afinal, uma política deve ser debatida e discutida, levando a sua empresa a crescer cada dia mais e estabelecendo prioridades na hora da tomada de decisão dos seus funcionários, guiando-os a respeito do que fazer e como fazer.

Depois de aprender a como divulgar a política da qualidade na empresa, não deixe de comunicar seus colaboradores escolhendo o melhor veículo, que seja de fácil acesso e que possa ser consultado sempre que as partes interessadas precisarem. Afinal, essa política não deve ser documentada para ficar guardada na gaveta, e sim para ser usada constantemente, a fim de guiar sua empresa na hora de tomar decisões difíceis.

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