Como ser um bom assistente administrativo?

É de conhecimento geral, que a maioria das empresas precisam de profissionais que estejam envolvidos na área administrativa do negócio, porém, embora esse seja um setor bastante antigo dentro das organizações, ainda existem diversas dúvidas que giram em torno do auxiliar de escritório. Você sabe o que é necessário para se tornar um bom assistente administrativo?

De modo geral, esse é o primeiro cargo da administração que os jovens ocupam, especialmente ao iniciar suas carreiras profissionais na área. Diferente do que muitos possam imaginar, porém, também é necessário se qualificar para se tornar um auxiliar administrativo de sucesso, e não basta apenas ter o ensino médio completo.

Para que você se familiarize mais com o cargo e descubra o que é necessário fazer para ter sucesso na área, separamos um post explicando mais sobre o assunto. Confira!

O que é preciso para ser um bom assistente administrativo?

Responsabilidade e organização

Um dos requisitos essenciais para quem deseja ser um bom assistente administrativo é ter responsabilidade e organização, levando em conta que o cargo lida com diversos documentos e atividades importantes no dia a dia.

Isso porque, além de ficar responsável por cuidar de documentos e contratos, o auxiliar também se encarrega de organizar a rotina dos setores de marketing, executivo, logística e RH.

o assistente administrativo deve ser organizado para que os documentos não sejam perdidos

Um profissional que não é organizado ou que não tem um grande senso de responsabilidade pode acabar se prejudicando no dia a dia da profissão.

Otimização de processos

Outro ponto importante é saber otimizar grande parte dos processos que envolvem a rotina da profissão. Dessa forma, não somente evita-se um acúmulo de tarefas e afazeres, como também potencializa os resultados da empresa como um todo, uma vez que quanto maior a otimização dos processos que envolvem os demais setores da organização, maior a produtividade.

Habilidades de escrita

A função de auxiliar administrativo envolve, em grande parte do tempo, a escrita e digitação, já que o profissional é responsável por preencher formulários e planilhas. Além disso, o cargo também envolve a escrita em respostas de e-mail ou formulação de contratos, por exemplo.

Sabendo disso, é muito importante que o auxiliar saiba escrever de forma culta, clara e objetiva, e evite ao máximo usar gírias de redes sociais no ambiente de trabalho.

Não somente lidar com os clientes e profissionais da empresa, o cargo ainda se responsabiliza por se comunicar com fornecedores e parceiros da organização.

Boa comunicação

Além da boa escrita, a boa comunicação também é um requisito de quem quer se tornar um bom assistente administrativo. Como visto no tópico acima, o profissional que atua nessa área é responsável por grande parte da comunicação interna e externa, o que torna importante saber a forma correta, clara e objetiva de se expressar e passar as mensagens necessárias.

Algumas dicas que podem ajudar nesse aspecto são:

Fale menos e escute mais

Além de saber falar bem, para se comunicar você também precisa saber escutar o que a outra pessoa está falando ou querendo dizer. Além do mais, um bom comunicador também possui a habilidade de falar exatamente o que o ouvinte quer escutar, e essa é uma técnica desenvolvida a partir da habilidade de saber escutar o que o outro tem a dizer.

Evite ruídos

Ruídos são barulhos, termos técnicos ou gírias que aparecem na nossa fala e acabam comprometendo o entendimento da mensagem que queremos passar. Evite sempre tudo aquilo que prejudica a comunicação entre quem fala e quem escuta a mensagem, a fim de melhorar sua comunicação com clientes, fornecedores e colaboradores da empresa.

Esteja atento à linguagem corporal

Não manter uma boa postura, não fazer contato visual e gesticular de forma exagerada são alguns exemplos que desestimulam os ouvintes e acabam interferindo no interesse e foco de quem ouve a mensagem. Para evitar que isso aconteça, use termos que convençam sobre seus argumentos e evite usar a linguagem corporal de forma exagerada.

Tenha um atendimento de qualidade

Não somente clientes, mas os fornecedores também estão cada dia mais exigentes, e oferecer um atendimento de qualidade é essencial para fidelizar seu público de forma mais eficiente.

atender bem os clientes e fornecedores é essencial para a boa reputação da empresa

Além disso, atendê-los com qualidade também garante que falem bem da empresa para outras pessoas, o que forma uma grande base de potenciais clientes.

Tenha um curso técnico de auxiliar administrativo

O curso técnico de assistente administrativo é uma excelente forma de se qualificar e aumentar suas habilidades em todos os tópicos citados acima. Afinal, por ser voltado especialmente para esse cargo, o curso oferece um treinamento completo de todos os aspectos necessário para se tornar um profissional administrativo de qualidade.

Além do curso técnico, você ainda pode se inscrever em outros cursos como de fala e comunicação, que podem lhe auxiliar a desenvolver uma habilidade superior de se expressar.

Depois de ver o que é necessário para ser um bom assistente administrativo, não deixe de conferir os cursos técnicos na área para se qualificar. Além de terem uma duração menor, os cursos ainda contam com um diploma e treinamento para atuar no cargo, além de ser possível conseguir estágios dentro das empresas com essa qualificação.

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O curso de assistente administrativo é prático, desenvolvido para pessoas que não dispõem de muito tempo e necessitam aprender uma nova profissão. Com esse curso grátis você vai aprender desde técnicas de redação, marketing pessoal, comunicação empresarial, a importância do bom atendimento nas organizações, como atender um telefone no ambiente de trabalho e muito mais.