Auxiliar administrativo: quais as áreas de atuação?

Por ser um cargo que não requer formação superior, a profissão de auxiliar administrativo é um dos principais meios de entrar em uma grande instituição, além de ser muito comum gestores e gerentes de grandes empresas iniciarem suas carreiras nesse cargo. O que muitos não sabem, porém, são as áreas que um auxiliar administrativo pode atuar?

Apesar de pouco discutido, o cargo de auxiliar administrativo envolve vários setores de uma empresa, especialmente a área de finanças, logística, recursos humanos, e a parte funcional na ação de tarefas e gestão de transmissão de documentos.

Para que você entenda mais sobre esse cargo e quais são as áreas que um auxiliar administrativo pode atuar, preparamos um post explicativo para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Veja a seguir!

Qual o grau de escolaridade exigido para o cargo de auxiliar administrativo?

Geralmente o nível de graduação exigido pelo mercado para essa profissão é médio, isto é, basta ser formado no ensino médio para poder atuar no cargo. No entanto, muitas empresas procuram profissionais que tenham diploma em cursos técnicos da área, já que com ele economiza-se em treinamento de profissionais que chegam na empresa sem conhecimento prévio.

Uma pesquisa feita pelo Catho mostrou que 57% das vagas de assistente administrativo são ocupadas por profissionais que possuem um curso superior, porém, apenas 22% são graduados em administração.

embora não seja necessário formação acadêmica, ter curso técnico em administração é um grande diferencial no currículo

Isso quer dizer que embora uma graduação na área seja importante, para ingressar no ramo de administração apenas um curso técnico pode ser o suficiente para oferecer o conhecimento necessário para começar em cargos mais baixos.

Além disso, existem outras habilidades que um auxiliar adminstrativo deve ter para ocupar o cargo:

conhecimento básico em informática;
conhecimento básico da língua portuguesa, especialmente a parte gramatical;
saber se comunicar em inglês;
conhecimentos básicos em matemática.

Quais são as funções de um auxiliar administrativo?

Basicamente, o auxiliar administrativo contribui para o funcionamento de uma empresa atuando no auxílio da gestão de seus processos e suas tarefas variam de acordo com a necessidade da empresa. Vale lembrar, porém, que é possível identificar algumas atividades comuns da profissão, como:

realização de formulários;
organizar e arquivar a documentação da empresa;
registrar as receitas da empresa, e contas a pagar e a receber;
emitir notas fiscais;
redigir ofícios e memorandos;
registrar estoque em sistema;
elaborar relatórios de finanças;
atualizar dados e cadastrar novas informações;
auxílio ao departamento de RH;
responder emails.

Qual o perfil ideal de um auxiliar administrativo?

Manter-se focado

Por se tratar de um cargo com grandes responsabilidades dentro de uma empresa e que envolve diversas tarefas diferentes, um auxiliar administrativo deve estar sempre focado, a fim de aumentar sua produtividade.

O primeiro passo para isso é ser pontual e evitar distrações como celulares e redes sociais durante o expediente.

Você também pode estabelecer pequenas metas diárias e semanais para trabalhar o seu foco pessoal, de acordo com suas funções na empresa.

Ter organização

Em um cargo onde se lida com trâmites fiscais de uma empresa, é essencial que você seja organizado e consiga manter todos os documentos armazenados da forma correta. Afinal, perder documentos ou se confundir com os papéis pode acabar gerando prejuízos para diversas áreas da empresa.

Ser proativo

Para ser um auxiliar administrativo com potencial de crescimento é preciso ser proativo e estar sempre disposto a realizar qualquer tipo de tarefa, além de procurar resolver possíveis problemas que possam surgir no setor administrativo e nunca precisar ser lembrado das atribuições destinadas a você.

é muito comum que um auxiliar administrativo tenha que lidar com várias tarefas ao mesmo tempo

Estar disposto a aprender coisas novas também é importante, já que com tantas tarefas pendentes dentro das empresas, muitas vezes é o auxiliar administrativo que precisa lidar com possíveis atrasos nos mais diversos setores.

Ser comunicativo

É o profissional assistente administrativo que lida com clientes e fornecedores, além de apoiar processos de diferentes áreas da empresa. Sabendo disso, é necessário que você saiba se comunicar de forma clara e objetiva, e seja atuante na integração entre os setores, fazendo com eles estejam devidamente alinhados.

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Quais os tipos de auxiliar administrativo?

Auxiliar administrativo bilíngue

Esse profissional atua como um intermediário entre a corporação e investidores, compradores e parceiros estrangeiros, elaborando pautas para reuniões, fechando contratos e negociando termos para o fechamento do negócio. Em alguns casos pode até mesmo atuar como intérprete.

Auxiliar administrativo de finanças

Nesse cargo o auxiliar terá a responsabilidade de lançar notas fiscais, fazer o controle de receitas e de contas a pagar e a receber, realizar relatório financeiro, e orientar gestores e gerentes sob as responsabilidades fiscais da empresa.

Auxiliar administrativo pessoal

O auxiliar administrativo pessoal tem suas atribuições diretamente ligadas ao setor de RH de uma organização, sendo assim, ele é o profissional responsável por emitir folhas de pagamento, controlar o cartão de ponto dos funcionários, gerenciar as férias dos colaboradores e efetuar pagamentos.

5 áreas que um auxiliar administrativo pode atuar

1- Empresa

O assistente administrativo empresarial é o responsável por coordenar e auxiliar todo o processo operacional de uma organização, atuando na integração entre os diversos setores de uma empresa, ou seja, ele atua nos mais variados departamentos de uma instituição.

Em casos que o profissional tenha uma qualificação específica, sua área de atuação fica restrita apenas a esse setor, como por exemplo, se ele tiver qualificações na área de administração ela atuará apenas com planilhas, redigindo, arquivando e organizando a documentação da empresa.

Já se tiver conhecimento em finanças poderá atuar na receita e relatórios financeiros dentro da empresa.

2- Prefeitura

Nesse caso, o auxiliar é contratado mediante concurso público, que indicará se ele é capacitado para assumir o cargo. Caso seja aprovado, ele atuará auxiliando o gestor público, integrando os setores da prefeitura quase como se fosse uma grande empresa.

3- Área da saúde

O auxiliar administrativo da área da saúde também é selecionado por meio de um concurso público, e ele não terá suas tarefas ligadas apenas a atividades administrativas, mas também terá a responsabilidade de supervisionar o serviço de saúde do local.

4- Escola

Nessa área de atuação, o auxiliar terá que lidar com suas atribuições administrativas e também cuidar de processos administrativos ligados à educação, como atualizar registros de alunos e também prestar atendimento aos pais.

5- Vendas

Essa é uma das áreas de administração que mais demanda habilidade de comunicação, pois está inserida diretamente no trato com clientes e fornecedores. O profissional ainda fica responsável pela política de preço da empresa, e atua auxiliando os gestores deste departamento.

Agora que você já sabe quais são as áreas que um auxiliar administrativo pode atuar dentro e fora de uma empresa, não deixe de dar uma olhada mais a fundo nesse ramo. Além disso, faça uma pesquisa de cursos técnicos que você pode fazer para enriquecer seu currículo e lhe ajudar a desenvolver habilidades necessárias para atuar no cargo.

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