Habilidades para trabalhar como assistente administrativo

Considerados indispensáveis para as empresas nos dias atuais, os assistentes administrativos fazem parte das grandes operações que ocorrem no dia a dia de uma empresa. Diga-se de passagem, trabalhar como assistente administrativo envolve inúmeras funções e requer habilidades em diversas áreas para se destacar no mercado de trabalho. Porém, muitos profissionais não conhecem as habilidades essenciais para trabalhar como assistente administrativo.

A principal função de um assistente administrativo é organizar tarefas junto ao departamento de gestão, finanças e logística das empresas. Além disso, ele é o responsável por arquivar e organizar documentos, monitorar contas a pagar e a receber, além de gerir e-mails e respondê-los, podendo realizar diversas tarefas que também envolvem lidar com o público.

Confira a seguir quais são as habilidades essenciais para trabalhar como assistente administrativo para se destacar no mercado!

10 habilidades essenciais para trabalhar como assistente administrativo

1- Saber lidar com a tecnologia

Saber usar a tecnologia é essencial para um assistente administrativo, já que atualmente grande parte das operações realizadas dentro das empresas usam softwares e aplicativos, que além de otimizar o tempo dos profissionais ainda facilita as tarefas.

um assistente administrativo deve saber usar a tecnologia como softwares e aplicativos

Isso quer dizer que para atuar nesse ramo o profissional deve ter um conhecimento básico de como usar a tecnologia a seu favor, além de ressaltar a facilidade em aprender a usar novas ferramentas.

2- Ser organizado e pró-ativo

Um assistente administrativo se caracteriza pela organização, já que ele é o profissional responsável por coordenar inúmeros departamentos de uma instituição. Ou seja, quanto mais organizado o profissional, maiores são as chances de sucesso e ordem dentro de uma empresa.

Além do mais, por lidar com várias tarefas ao mesmo tempo e com documentos importantes diariamente, ser organizado também impacta na forma como o profissional lida com papéis e anotações que não podem ser perdidos em pilhas de papéis dentro de gavetas.

Junto a isso, o profissional ainda deve ser proativo e estar pronto para solucionar qualquer contratempo que possa surgir dentro da empresa antes que tomem proporções maiores e causem problemas sérios para a organização.

3- Saber se relacionar

O assistente administrativo tem contato diário com diferentes tipos de colaboradores, parceiros e até mesmo investidores, e por isso, é necessário que ele saiba se comunicar corretamente com cada um deles, mantendo a postura e sabendo se expressar com clareza.

Nesse contexto, ele deve saber respeitar a hierarquia dentro da empresa e relacionar-se de forma harmoniosa em todos os setores para se destacar no mercado.

4- Conhecimento básico em matemática e português

A matemática e o português são as duas matérias principais que todo profissional deve possuir no mínimo o conhecimento básico, em especial os assistentes administrativos.

Nesse caso, o conhecimento da língua portuguesa lhe ajudará com a função de redigir textos, responder e-mails, e elaboração de atas para reuniões, além de ser indispensável na hora de se comunicar de forma clara e objetiva.

Já a matemática é importante para o controle de recebimentos e pagamentos, compra de materiais e na negociação com fornecedores, por exemplo.

5- Conhecer a empresa

A fim de desenvolver suas atividades profissionais com perfeição, é necessário que um assistente administrativo conheça o sistema organizacional da empresa e saiba de todos os seus procedimentos, cargos e sua conduta, para que assim possa se adequar às normas da instituição da melhor forma possível.

Isto é, um assistente administrativo deve andar por todos os setores da empresa e saber sua importância para o andamento dos negócios, quais são seus processos, e quem é o responsável por cada área. Com esse conhecimento o profissional saberá a quem deve recorrer quando precisar de algo em determinado setor, e quem é responsável quando uma das áreas da empresa precisar de uma supervisão mais séria.

6- Capacidade de concentração

A capacidade de concentração é essencial para função administrativa, uma vez que durante o dia a dia o profissional lida com muitas atividades e afazeres. Quando não consegue se concentrar da forma como deveria, acaba perdendo o foco e sua produtividade cai drasticamente, podendo até mesmo impactar a produtividade de várias áreas da empresa.

7- Ter autonomia

Ter autonomia no ambiente administrativo permite que o profissional consiga administrar suas tarefas da melhor forma possível, além de permitir que suas habilidades sejam usadas de acordo com a demanda de cada operação.

quando o assistente administrativo possui autonomia, consegue desempenhar suas tarefas de forma mais eficiente

Um profissional que não consegue lidar com as tarefas e desempenhá-las sem que alguém fique de olho na sua produtividade pode acabar atrasando a produção de uma empresa, e gerando transtorno em todos os setores.

8- Administração do tempo

Controlar o tempo também é um ponto importante para aumentar o foco no ambiente de trabalho e aumentar a produtividade. Um bom assistente administrativo é capaz de estipular prazos, montar planilhas e organizar os afazeres em ordem de importância e urgência, mantendo o foco em apenas uma atividade e visando atingi-la no prazo determinado.

9- Ter dinamismo

O dinamismo é uma das 10 habilidades mais importantes para trabalhar como assistente administrativo, já que auxilia na organização de suas tarefas diárias, lhe ajudando a se tornar mais produtivo e otimizando o tempo gasto em cada atividade.

10- Ter um curso técnico de administração

Ter um curso técnico em administração irá ajudar o assistente administrativo a se aprofundar na profissão, contribuindo para o seu desenvolvimento no setor, tanto na parte teórica como nas habilidades.

Além disso, ainda proporciona estágios no ramo, essenciais para adquirir experiência prática na área.

Agora que você já sabe as 10 habilidades essenciais para trabalhar como assistente administrativo, busque adquiri-las para atingir o sucesso nessa carreira. Uma dica é fazer um curso técnico na área, a fim de aprender mais a fundo todos os conhecimentos necessários e desenvolver suas habilidade de acordo com as necessidades do cargo.

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